Kennzahlen unterstützen Unternehmen in diversen Bereichen dabei, den Erfolg von Massnahmen zu messen. Auch im Recruiting sind Kennzahlen ein äusserst wichtiges Instrument – vor allem im aktuellen Arbeitsmarkt -, um bestehende Prozesse sowie Massnahmen laufend zu überprüfen und zu optimieren. Warum auch Sie nicht auf eine Datenanalyse im Recruiting verzichten sollten, erfahren Sie hier.
Die derzeitige Situation auf dem Arbeitsmarkt ist zweifellos eine Herausforderung. Eine Studie der ManpowerGroup zeigt, dass die Suche nach qualifizierten Kandidaten für rund 72,8 % der Unternehmen eine Herausforderung darstellt. 45 % der befragten Arbeitgeber geben sogar an, stark besorgt darüber zu sein, Mitarbeitende mit den erforderlichen Fachkenntnissen für bestimmte Aufgaben in ihrem Unternehmen zu finden.
Für diese Herausforderung in der Branche gibt es (leider) keine universelle Lösung. Aber es gibt verschiedene Ansätze, die Arbeitgebern helfen können, ihre Strategien bei der Suche nach geeigneten Mitarbeitern zu optimieren. Eine Möglichkeit zur Optimierung von Recruiting-Prozessen und Massnahmen ist die fundierte Datenanalyse mittels Kennzahlen.
Kennzahlen, auch KPIs (Key Performance Indicators) genannt, sind grundsätzlich Messgrössen, die Unternehmen dabei helfen, den Erfolg respektive die Effektivität diverser Kampagnen und Massnahmen zu messen. Im Recruiting helfen sie dabei, anhand relevanter Daten wie Anzahl Bewerbende, Kosten, Dauer der Vakanz etc., den Rekrutierungsprozess zu bewerten. Bei einer korrekten Erhebung und Interpretation dieser Kennzahlen können Arbeitgeber damit unter anderem von folgenden Vorteilen profitieren:
Die Datenanalyse ist ein wichtiges Instrument in der Personalbeschaffung, wobei je nach Unternehmensziel unterschiedliche Kennzahlen verwendet werden können. Was macht diese KPIs jedoch aus? Und welche wertvollen Informationen können sie liefern? Wir haben einige der meistverwendeten Kennzahlen im Recruiting genauer unter die Lupe genommen:
Die Kennzahl “Time to Hire” misst die Zeit, die benötigt wird, um eine offene Stelle zu besetzen. Eine mögliche Definition des Zeitraums ist, dass dieser mit der Veröffentlichung der Stellenanzeige beginnt und mit der Vertragsunterschrift des Kandidaten endet.
Eine schnelle Besetzung der Stelle führt zu einer Entlastung des Teams und minimiert negative Auswirkungen auf die Produktivität des Unternehmens. Zudem trägt ein kurzer “Time to Hire” dazu bei, dass das Unternehmen im aktuellen Wettbewerb um talentierte Kandidaten wettbewerbsfähig bleibt.
Ein langer “Time to Hire” hingegen kann auf Schwachstellen im Rekrutierungsprozess hinweisen. Wenn beispielsweise der Kontakt mit einem Kandidaten oder eine Zusage zu lange dauert, deutet dies möglicherweise darauf hin, dass das Unternehmen Schwierigkeiten hat, geeignete Bewerber zu finden oder interne Ressourcen optimal zu organisieren.
Der Cost per Hire (CPH) gibt Auskunft über die Kosten, die ein Arbeitgeber aufwenden muss, um eine offene Stelle zu besetzen. Hierbei werden alle Ausgaben, die im Rahmen des Rekrutierungsprozesses anfallen, berücksichtigt. Dazu gehören unter anderem Kosten für Stellenanzeigen, externe Recruiting-Dienstleistungen und der Zeitaufwand des Personalteams.
Diese Kostenaufstellung gibt Aufschluss darüber, wie effektiv und effizient der Rekrutierungsprozess ist. Eine niedrige Kennzahl deutet darauf hin, dass die Firma Talente kosteneffektiv gewinnen kann und somit eine höhere Rentabilität und einen geringeren Bedarf an Rekrutierungsbudget aufweist. Hingegen kann ein hoher CPH darauf hinweisen, dass der Rekrutierungsprozess optimiert werden muss, da das Unternehmen übermässig viele Ressourcen aufwendet oder aber schwierig zu besetzende Stellen hat. Ein Austausch mit anderen Firmen, um gegenseitig Zahlen auszutauschen, ist sinnvoll.
Channel Effectiveness misst die Effektivität der verwendeten Rekrutierungskanäle (Online-Jobbörsen, soziale Netzwerke, Mitarbeiterempfehlungen etc.) bei der Gewinnung von qualifizierten Kandidaten für eine offene Stelle. Die Kennzahl misst die Anzahl Klicks, Kontaktaufnahmen (Apply Start), eingereichter Bewerbungen, Vorstellungsgespräche und erfolgreicher Einstellungen.
Indem Sie diesen KPI nutzen, können Sie gezielte Massnahmen ergreifen, um Ihre Recruiting-Strategie zu optimieren. Sie können unter anderem sehen, welche Kanäle besser respektive weniger gut funktionieren. Eine Herausforderung bildet hier die Vergleichbarkeit der Zahlen von unterschiedlichen Plattformen, denn nicht überall kann verlässlich gemessen werden.
Die Offer Acceptance Rate (OAR) misst, wie viele Kandidaten ein Jobangebot annehmen im Verhältnis zu allen ausgesschriebenen Jobangeboten eines Arbeitgebers.
Dieser KPI zeigt nicht nur die Effektivität der Rekrutierungsstrategie auf, sondern auch die Attraktivität der Arbeitgebermarke bei potenziellen Kandidaten. Eine niedrige OAR kann darauf hindeuten, dass es dem Unternehmen schwerfällt, qualifizierte Bewerber zu überzeugen. Es kann aber auch ein Hinweis auf Kommunikationsprobleme oder eine nicht wettbewerbsfähige Lohnstruktur sein. Um die Akzeptanzrate zu erhöhen, können Recruiter das Feedback der Kandidaten einholen, die abgelehnt haben und gezielte Massnahmen ergreifen, um diese Faktoren zu verbessern.
Wie viel kostet ein offener Arbeitsplatz das Unternehmen, wenn er unbesetzte bleibt? Dies misst der “Cost of Vacancy”.
Dabei werden sowohl direkte als auch indirekte Kosten berücksichtigt. Zu den direkten Kosten gehören Aufwendungen für die Suche nach Kandidaten, Durchführung von Vorstellungsgesprächen und Einarbeitung neuer Mitarbeitenden. Indirekte Kosten entstehen durch verminderte Produktivität, geringere Mitarbeiterbindung und eine höhere Arbeitsbelastung für bestehende Mitarbeitende.
Die Kennzahl hilft Arbeitgebern, die Dringlichkeit einer Stellenbesetzung zu erkennen. Ein hoher “Cost of Vacancy” kann darauf hinweisen, dass es schwierig ist, qualifizierte Kandidaten für diese Position zu finden. Sie sollten dann gezielte Massnahmen ergreifen, um die Rekrutierungsstrategie zu verbessern und die Stelle schnellstmöglich zu besetzen.
Die Candidate Satisfaction gibt Auskunft darüber, wie zufrieden Bewerbende mit dem Rekrutierungsprozess waren. Sie wird in der Regel durch den sogenannten “Net Promoter Score” (NPS) gemessen. Der NPS misst, inwiefern jemand ein Produkt, eine Dienstleistung oder eine Erfahrung weiterempfehlen würde. Unternehmen erheben die erforderlichen Daten durch Umfragen an die Bewerbende
Ein positives Feedback zeigt einerseits, dass das Unternehmen eine attraktive Arbeitgebermarke aufgebaut hat und qualifizierte Kandidaten anziehen kann, andererseits aber auch einen qualitativen hochstehenden Service für den Bewerber während dem Rekrutierungsprozess bietet. Ein negatives Feedback kann hingegen Schwachstellen im Prozess aufzeigen, die verbessert werden müssen.
Die Retention Rate beschreibt, wie lange neue Mitarbeitende im Unternehmen bleiben und ist somit ein Gradmesser für die Mitarbeiterbindung.
Indem Arbeitgeber die Retention Rate messen, können sie gezielt die Mitarbeiterbindung und Motivation verbessern. Dies gelingt beispielsweise, indem Unternehmen Wertschätzung entgegenbringen sowie die Mitgestaltung und Entscheidungsmöglichkeiten fördern. Eine hohe Retention Rate spart dem Unternehmen nicht nur Kosten für regelmässige Recruiting-Prozesse, sondern gibt auch Auskunft über die Mitarbeiterzufriedenheit sowie die Wirksamkeit der bestehenden Massnahmen zur Motivationserhöhung.
Die Fluktuationsrate gibt Aufschluss darüber, wie viele Mitarbeiter im Verhältnis zur Gesamtzahl jährlich das Unternehmen verlassen. Eine hohe Fluktuationsrate kann durch diverse Faktoren wie eine negative Arbeitsumgebung, unzureichende Vergütung oder mangelnde Karrieremöglichkeiten bedingt sein. Dadurch müssen Unternehmen vermehrt Zeit und Ressourcen in die Rekrutierung neuer Mitarbeiter investieren, was sich wiederum negativ auf die Produktivität und das Budget auswirken kann.
Im Gegensatz dazu trägt eine niedrigere Fluktuationsrate dazu bei, dass das Unternehmen eine stabile und produktive Arbeitsumgebung aufrechterhält, der Mitarbeiter langfristig treu bleiben. Dies ermöglicht es Arbeitgebern, den Kostenaufwand für die Personalsuche zu minimieren und langfristig von der Expertise seiner Mitarbeiter zu profitieren.
Die Analyse von Kennzahlen im Recruiting ist entscheidend in der heutigen Arbeitswelt. Diese KPIs bieten nämlich nicht nur wertvolle Einblicke in die Effektivität und Kosten von laufenden Kampagnen, sondern ermöglichen auch gezielte Massnahmen zur Optimierung von Rekrutierungsprozessen. Der Fokus auf die wichtigsten acht Schlüsselkennzahlen kann dabei helfen, eine nachhaltige Mitarbeiterbindung sowie einen langfristigen Unternehmenserfolg sicherzustellen.