WhatsApp-Recruiting und der Bewerbungsprozess über Social Media: So funktioniert’s

Der klassische Bewerbungsprozess über schriftliche Bewerbungen und Bewerbungsgespräche vor Ort wird laufend durch neue Methoden ergänzt. Social Media und Messaging-Plattformen wie WhatsApp bieten hier zeitgemässe und neue Möglichkeiten, den Rekrutierungsprozess effizienter, zugänglicher und moderner zu gestalten. Erfahren Sie mehr über die Vorteile und Herausforderungen des Social- und WhatsApp-Recruitings.

Social Recruiting – der Bewerbungsprozess von heute und morgen

Social Recruiting ergänzt die klassischen Rekrutierungsmethoden und ermöglicht Unternehmen, aktive und passive Kandidaten gleichzeitig zu erreichen. Durch die Nutzung von beliebten sozialen Plattformen wie TikTok, Instagram und WhatsApp, können Personalverantwortliche effektiv mit potenziellen Bewerbenden interagieren und sie direkt ansprechen. Dies fördert nicht nur eine hohe Sichtbarkeit der Arbeitgebermarke und Stellenanzeigen, sondern ermöglicht auch eine nahtlose Integration des Bewerbungsprozesses in das digitale und persönliche Umfeld. Kandidaten können sich direkt und unkompliziert über ihre bevorzugten Plattformen bewerben, was den Bewerbungsprozess für beide Seiten erheblich vereinfacht und beschleunigt. Zudem hilft diese Strategie, Job-Ghosting zu vermeiden, da der Prozess transparenter und die Antwortzeit kürzer ist.

WhatsApp-Recruiting: Wenn sich Kandidaten direkt per WhatsApp bewerben

WhatsApp ist aus der privaten Kommunikation nicht mehr wegzudenken. Zunehmend wird es aber auch als Kommunikationskanal zwischen Bewerbenden und Unternehmen genutzt. Als Bewerbungskanal zeichnet sich WhatsApp durch seine Einfachheit und Schnelligkeit aus. Es ermöglicht eine Kommunikation in Echtzeit und verkürzt den Bewerbungsprozess. Die Nutzung als Bewerbungskanal ist kinderleicht: Die Bewerbenden klicken auf einen verlinkten Button oder scannen einen QR-Code, der sie direkt zu WhatsApp weiterleitet und einen Chat mit dem Unternehmen öffnet. Nach Zustimmung zur Datenschutzerklärung können die automatisierten Interviewfragen oder der Empfang der Bewerbungsunterlagen gestartet werden.

Allerdings bringt die Nutzung von WhatsApp Recruiting auch spezifische Herausforderungen und Grenzen mit sich. Die Flut an Nachrichten für Personalabteilungen kann überwältigend sein, was das Risiko erhöht, dass wichtige Details übersehen werden. Der informelle Charakter der Plattform kann zudem die Professionalität beeinträchtigen. Unternehmen können sich deshalb bei WhatsApp verifizieren lassen, damit der Unternehmensname und ein Verifizierungsabzeichen im Chat angezeigt werden. Auch Datenschutzthemen sind relevant, da persönliche Informationen über WhatsApp ausgetauscht werden. Allerdings gibt es eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, aufgrund dieser WhatsApp keine Möglichkeit hat, den Inhalt von Nachrichten einzusehen oder Anrufe mitzuhören.

Die Partnerschaft von Prospective Media mit PastaHR kann hierbei Prospective-Kunden erfolgreich unterstützen. Marc Meidinger, COO Prospective: «PastaHR bietet eine wirkungsvolle Lösung für Whatsapp-Bewerbungen mit unkomplizierter Integration in den JobBooster von Prospective. Wir freuen uns über die wertvolle Partnerschaft mit PastaHR, welche die Prospective-Kunden noch erfolgreicher rekrutieren lässt.»

Mit diesen Tipps klappt das Recruiting über WhatsApp

Wie bei jedem Social-Media-Kanal im beruflichen Umfeld ist es wichtig, klare Richtlinien aufzustellen, damit die Nutzung reibungslos funktioniert. Obwohl jeder WhatsApp aus dem privaten Umfeld kennt, gibt bei der Nutzung als Recruiting-Kanal einige wichtige Tipps, die beachtet werden sollten, damit die Effizienz gewährleistet ist und der Kanal am Ende nicht das Image des Unternehmens in ein schlechtes Licht rückt. Damit solche Überlegungen gar nicht erst gemacht werden müssen und um die Nutzung generell zu vereinfachen, kann ein Unternehmen natürlich einen WhatsApp-Recruiting-Anbieter hinzuziehen, der sich diesen Themen professionell annimmt.

1. Klare Richtlinien etablieren

Definieren Sie klare Richtlinien für die Nutzung von WhatsApp im Bewerbungsprozess. Dazu gehört, welche Art von Information übermittelt werden darf und wie die Kommunikation strukturiert sein soll. Erstellen Sie Vorlagen oder Automatisierungen für häufig gesendete Nachrichten, um Konsistenz und Professionalität zu gewährleisten. Legen Sie zudem feste Zeiten für die Beantwortung von Nachrichten fest, damit die Grenze zwischen Berufs- und Privatleben gewahrt wird.

2. Datenschutz gewährleisten

Beachten Sie die Datenschutzbestimmungen, insbesondere im Hinblick auf die Übermittlung und Speicherung personenbezogener Daten. Informieren Sie die Kandidaten transparent darüber, wie ihre Daten gespeichert und verwendet werden.

3. Kommunikationsstandards setzen

Um Professionalität zu wahren, ist es wichtig, auch auf einer informellen Plattform wie WhatsApp klare Kommunikationsstandards zu setzen. Verwenden Sie die Sprache, die Ihrer Corporate Identity entspricht und vermeiden Sie stark umgangssprachliche Ausdrücke. Achten Sie auch bei den Kurznachrichten auf korrekte Grammatik und Rechtschreibung.

4. Effiziente Nachrichtengestaltung

WhatsApp ist eine Kurznachrichten-App. Halten Sie Ihre Nachrichten daher kurz, klar und zielgerichtet, um Missverständnisse zu vermeiden und um die Effizienz zu steigern. Fassen Sie die wichtigsten Informationen in den ersten Sätzen zusammen oder verwenden Sie Listen und Aufzählungen, um wichtige Punkte hervorzuheben.

5. Dokumentenmanagement

Die Übermittlung der Bewerbungsunterlagen sollte sicher und geordnet erfolgen. Bitten Sie Bewerbende, ihre Unterlagen in einem gängigen Daten-Format wie einem PDF einzureichen.

6. Feedbackprozess integrieren

Implementieren Sie einen klaren und schnellen Feedbackprozess, um den Bewerbenden eine zeitnahe Rückmeldung zu geben. Lange Antwortzeiten sind für die Kandidaten ärgerlich, insbesondere auf einer schnelllebigen Plattform, auf der kurze Reaktionszeiten erwartet werden. Nutzen Sie die Automatismen von WhatsApp, um Standardantworten auf häufig gestellte Fragen zu versenden und stellen Sie sicher, dass jeder sich Bewerbende persönliches Feedback erhält, auch wenn es sich um eine Absage handelt. 

Bewerbungen über andere soziale Medien

Nicht nur WhatsApp, sondern auch andere soziale Plattformen werden als Bewerbungskanal immer beliebter. Neben LinkedIn, welches als Standardplattform für berufliche Netzwerke gilt, gewinnen dynamischere Plattformen wie TikTok und Instagram zunehmend an Bedeutung.  Diese bieten Unternehmen den Vorteil, sich zu präsentieren, ihre Arbeitgebermarke zu stärken und dort Anzeigen zu schalten, wo sich die Zielgruppe ohnehin aufhält. Nutzen Sie Stories und Posts, um den Arbeitsalltag, Teamevents und Erfahrungsberichte von Mitarbeitenden zu teilen. Dies vermittelt den Bewerbenden ein realistisches Bild des Unternehmens und kann sie zu einer Bewerbung motivieren. 

Wie bei WhatsApp können auch die privaten Nachrichtenfunktionen dieser sozialen Netzwerke als Bewerbungs- und Kommunikationskanal genutzt werden. Achten Sie auch hier auf die oben genannten Tipps, um eine effiziente und professionelle Kommunikation zu gewährleisten.

Herausforderungen bei der Kommunikation via WhatsApp, Instagram und Co.

Diese Plattformen bringen jedoch auch spezifische Herausforderungen mit sich. Auf visuell orientierten Plattformen wie TikTok und Instagram ist die Aufrechterhaltung von Professionalität und Seriosität eine besondere Herausforderung, da der informelle Charakter dieser Medien leicht zu Missverständnissen führen kann. Zudem erfordert jede Plattform eine angepasste Kommunikationsstrategie, um die jeweilige Zielgruppe effektiv anzusprechen. Für die Personalverantwortlichen bedeutet dies, dass sie nicht nur die technischen und kulturellen Besonderheiten der verschiedenen Plattformen verstehen, sondern dass sie auch die Fähigkeit entwickeln müssen, die Eignung eines Kandidaten jenseits der traditionellen Bewerbungsunterlagen zu beurteilen.

Datenschutz und professionelle Grenzen von Social- und WhatsApp-Recruiting

Die Nutzung von Social Media im Recruiting bietet zwar eine effiziente Plattform für die Talentakquise, birgt aber auch das Risiko, dass personenbezogene Daten ungewollt öffentlich gemacht werden. Aus diesem Grund ist es wichtig, sich immer der Datenschutzgesetze bewusst zu sein, wie z.B. der DSGVO in Europa. Diese Gesetze regeln, was erlaubt ist und was nicht, insbesondere in Bezug auf die Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten. Um diesen Bestimmungen gerecht zu werden, sollten Unternehmen klare Richtlinien zur Datennutzung aufstellen und regelmässige Schulungen für alle Mitarbeitenden anbieten, die mit personenbezogenen Daten über noch nicht etablierte Kanäle arbeiten.

Neben dem Datenschutz ist es ebenso wichtig, die beruflichen Grenzen zu wahren. Dazu gehört eine klare Trennung zwischen beruflichen und privaten Interaktionen auf sozialen Plattformen. Personalverantwortliche sollten darauf achten, nicht in die Privatsphäre von sich Bewerbenden einzudringen, indem sie beispielsweise nicht nach persönlichen Profilen suchen oder private Informationen ohne Zustimmung verwenden. Ein professionelles Auftreten und eine klare Kommunikation darüber, welche Informationen benötigt werden und wie diese verwendet werden, helfen dabei, das Vertrauen der Bewerbenden zu gewinnen und zu erhalten.

Zusammengefasst

Social Recruiting über WhatsApp und andere soziale Plattformen kann Unternehmen und Kandidaten gleichermassen Vorteile bieten. Durch die Nutzung dieser zeitgemässen Kommunikationskanäle können Arbeitgeber ihre Reichweite erweitern, ihre Arbeitgebermarke stärken und den Bewerbungsprozess effizienter gestalten. Für Kandidaten bietet es die Möglichkeit, sich in einer vertrauten Umgebung schnell und unkompliziert zu bewerben. Dennoch ist es wichtig, klare Richtlinien und Standards zu etablieren, um die Professionalität zu wahren und den Datenschutz zu gewährleisten. Mit der richtigen Herangehensweise kann Social Recruiting somit eine Win-win-Situation schaffen.